SLUMP FOTOGRAFIE
Slump Fotografie
Mariska Slump Stoelwinder
Tholen 4
8303 ZP Emmeloord
E mail: mail@slumpfotografie.nl
Website: www.slumpfotografie.nl
KvK nummer: 91523885
Btw nummer: NL004892825B29
Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
Slump Fotografie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Heb je vragen over deze privacyverklaring, over jouw gegevens of wil je gebruikmaken van je privacyrechten? Dan kun je contact opnemen via mail@slumpfotografie.nl.
Slump Fotografie heeft geen formele functionaris gegevensbescherming aangesteld. Mariska Slump Stoelwinder is wel het aanspreekpunt voor privacyvragen.
Welke persoonsgegevens verwerkt Slump Fotografie?
Slump Fotografie verwerkt persoonsgegevens die jij zelf verstrekt, die nodig zijn voor de uitvoering van een fotoshoot, bestelling of overeenkomst, of die ontstaan door het gebruik van de website, het klantportaal of de diensten van Slump Fotografie.
Het kan gaan om:
voor en achternaam
adresgegevens
woonplaats
telefoonnummer
e mailadres
gegevens die je invult in formulieren, zoals aanvraagformulieren, boekingsformulieren, intakeformulieren, toestemmingsformulieren en bestelgegevens
gegevens over de fotoshoot, zoals datum, locatie, shootsoort, gezinssamenstelling, namen of leeftijden van kinderen als je die zelf verstrekt
bijzonderheden die je zelf deelt, bijvoorbeeld over kinderen, planning, gezondheid, prikkelgevoeligheid, wensen of praktische aandachtspunten
factuurgegevens en betaalgegevens
bestelgegevens van digitale bestanden en fotoproducten
foto’s en ander beeldmateriaal waarop jij, je kind of andere deelnemers herkenbaar kunnen zijn
communicatie via e mail, WhatsApp, telefoon, social media of Studio Management
gegevens over je gebruik van de website, zoals browser, apparaat, IP adres of cookiegegevens, voor zover deze worden verzameld
nieuwsbriefgegevens, zoals e mailadres, inschrijving, uitschrijving en klik of opengegevens voor zover dit door het mailsysteem wordt bijgehouden
Slump Fotografie vraagt alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.
Foto’s en beeldmateriaal
Slump Fotografie maakt en verwerkt foto’s als onderdeel van haar fotografiediensten. Foto’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn, kunnen persoonsgegevens zijn.
Foto’s worden verwerkt voor onder meer:
het uitvoeren van de fotoshoot
het selecteren en bewerken van beelden
het tonen van een online galerij
het leveren van digitale bestanden
het maken en leveren van fotoproducten
het beheren van het fotoarchief
het behandelen van bestellingen, klachten of nabestellingen
portfolio, website, social media, drukwerk of promotie, maar alleen wanneer hiervoor een passende grondslag bestaat
Bij reguliere fotoshoots gebruikt Slump Fotografie herkenbare foto’s voor portfolio, website, social media, drukwerk, advertenties of andere promotionele doeleinden alleen wanneer daarvoor toestemming is gegeven via een toestemmingsformulier of op een andere duidelijke manier.
Geen toestemming betekent bij reguliere fotoshoots dat Slump Fotografie de beelden niet publiceert voor promotionele doeleinden.
Bij winacties, portfolio shoots of shoots met korting of een andere tegenprestatie kan beeldgebruik onderdeel zijn van de afspraak. Dit wordt vooraf duidelijk aan de klant gemeld.
Gegevens van kinderen
Slump Fotografie fotografeert regelmatig kinderen en gezinnen. Daarom gaat Slump Fotografie extra zorgvuldig om met gegevens en beelden van minderjarigen.
Wanneer toestemming nodig is voor publicatie van foto’s van kinderen, vraagt Slump Fotografie toestemming aan de ouder of verzorger die bevoegd is om die toestemming te geven.
Slump Fotografie verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen via de website zonder toestemming van ouder of verzorger. Als je denkt dat Slump Fotografie zonder passende toestemming persoonsgegevens van een minderjarige heeft verwerkt, kun je contact opnemen via mail@slumpfotografie.nl. Dan wordt dit zo snel mogelijk beoordeeld en waar nodig aangepast of verwijderd.
Waarom verwerkt Slump Fotografie persoonsgegevens?
Slump Fotografie verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
het beantwoorden van aanvragen
het maken van offertes en afspraakvoorstellen
het plannen en uitvoeren van fotoshoots
het voorbereiden van de fotoshoot
het onderhouden van contact met klanten
het versturen van praktische informatie, locatiepins, kledingadvies, herinneringen en galerijlinks
het aanmaken en beheren van klantgegevens in Studio Management en Notion
het leveren van digitale bestanden
het verwerken van bestellingen van fotoproducten
het maken en verzenden van facturen
het verwerken van betalingen via Mollie of bankoverschrijving
het voeren van administratie en voldoen aan fiscale verplichtingen
het verzenden van de Kijk, Kies & Koester inspiratiemail wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven
het verbeteren van website, aanbod, klantreis en dienstverlening
het maken van content, teksten, ontwerpen en communicatie
het beveiligen van gegevens, systemen en bestanden
het behandelen van vragen, klachten, verzoeken of geschillen
het uitvoeren van wettelijke verplichtingen
Op welke grondslagen verwerkt Slump Fotografie persoonsgegevens?
Slump Fotografie verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:
Uitvoering van de overeenkomst
Voor gegevens die nodig zijn om een fotoshoot te plannen, uit te voeren, te leveren, te factureren of bestellingen te verwerken.
Toestemming
Voor bijvoorbeeld nieuwsbriefinschrijving, publicatie van herkenbare foto’s bij reguliere fotoshoots, bepaalde vormen van marketing of wanneer jij vrijwillig aanvullende gegevens verstrekt.
Wettelijke verplichting
Voor gegevens die Slump Fotografie verplicht moet bewaren voor administratie, belastingaangifte en fiscale bewaarplicht.
Gerechtvaardigd belang
Voor normale bedrijfsvoering, klantcontact, interne planning, beveiliging, archivering van geleverde bestanden, bewijspositie, verbetering van dienstverlening en het beschermen van rechten van Slump Fotografie, voor zover jouw privacybelang niet zwaarder weegt.
Nieuwsbrief en inspiratiemail
Slump Fotografie kan de Kijk, Kies & Koester inspiratiemail versturen met kleine herinnermomentjes, acties, inspiratie en ideeën om foto’s te bewaren.
Je ontvangt deze inspiratiemail alleen wanneer je je daarvoor hebt aangemeld of daarvoor toestemming hebt gegeven.
De checkbox voor de inspiratiemail hoort optioneel te zijn en mag niet vooraf zijn aangevinkt. Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de e mail.
Voor de nieuwsbrief en e mailmarketing gebruikt Slump Fotografie op dit moment MailBlue/ActiveCampaign. In de toekomst kan dit via Studio Management verlopen.
Contact via e mail, WhatsApp en social media
Slump Fotografie gebruikt e mail, Studio Management, WhatsApp, telefoon en social media voor klantcontact.
WhatsApp kan worden gebruikt voor korte afstemming, praktische vragen, locatiepins, herinneringen en snelle communicatie rondom de fotoshoot.
Stuur via WhatsApp of social media liever geen zeer gevoelige gegevens. Wanneer je zulke gegevens toch deelt, verwerkt Slump Fotografie deze alleen voor zover nodig voor de fotoshoot of klantrelatie.
Website, cookies en analytics
De website van Slump Fotografie draait via WordPress met WP One Starter.
Slump Fotografie gebruikt technische en functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Daarnaast kunnen analytische cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en deze te verbeteren.
Op de website staat een cookiemelding. Wanneer er analytische of marketingcookies worden gebruikt die niet strikt noodzakelijk zijn of die meer dan een geringe privacy impact hebben, vraagt Slump Fotografie hiervoor toestemming via de cookiemelding.
Slump Fotografie gebruikt mogelijk Google Analytics of vergelijkbare statistiektools. Slump Fotografie probeert deze zo privacyvriendelijk mogelijk in te stellen, voor zover dit binnen de gebruikte websiteomgeving mogelijk is.
Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Het kan zijn dat de website dan minder goed werkt.
Studio Management, klantportaal en galerij
Slump Fotografie gebruikt Studio Management voor onder meer klantgegevens, formulieren, afspraakvoorstellen, boekingen, galerijen, klantportaal, facturen, betalingen, bestellingen en communicatie.
Via Studio Management kunnen klanten formulieren invullen, foto’s bekijken, digitale bestanden downloaden, documenten bekijken, bestellingen plaatsen en facturen ontvangen.
De online galerij blijft in beginsel 2 weken beschikbaar. Verlenging kan op aanvraag.
Betalingen en administratie
Slump Fotografie verwerkt betaal en factuurgegevens om betalingen af te handelen en te voldoen aan administratieve en fiscale verplichtingen.
Betalingen kunnen verlopen via Mollie, bankoverschrijving of een betaalmogelijkheid binnen Studio Management.
Factuur en administratiegegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de wettelijke bewaarplicht. Voor basisgegevens uit de administratie geldt in de regel een bewaartermijn van 7 jaar.
Fotoproducten en leveranciers
Wanneer je fotoproducten bestelt, zoals afdrukken, albums, wanddecoratie, folio’s of andere producten, kan Slump Fotografie gegevens delen met professionele print en productleveranciers voor zover dit nodig is om de bestelling te maken en te leveren.
Slump Fotografie gebruikt onder meer NPhoto als fotolab en leverancier.
Met leveranciers worden alleen gegevens gedeeld die nodig zijn voor de uitvoering van de bestelling, zoals foto’s, productkeuzes, aflevergegevens en eventuele noodzakelijke contactgegevens.
Notion, Canva en interne organisatie
Slump Fotografie gebruikt Notion voor CRM, planning, interne organisatie en overzicht van werkzaamheden.
Slump Fotografie gebruikt Canva voor contentafbeeldingen, opmaak, teksten en visuele communicatie.
Slump Fotografie probeert te voorkomen dat er meer persoonsgegevens in deze systemen worden geplaatst dan nodig is. Herkenbare klantfoto’s of gevoelige gegevens worden niet onnodig in Canva of Notion gebruikt.
AI, ChatGPT en digitale hulpmiddelen
Slump Fotografie kan digitale hulpmiddelen en AI ondersteunende tools gebruiken voor tekst, ideeën, planning, workflow, content, communicatie, selectie, bewerking of creatieve ondersteuning.
Slump Fotografie gebruikt ChatGPT niet voor herkenbare klantfoto’s. Herkenbare klantfoto’s van klanten of kinderen worden niet naar ChatGPT geüpload.
Wanneer Slump Fotografie AI of digitale hulpmiddelen gebruikt voor tekst of ideeën, worden persoonsgegevens zoveel mogelijk weggelaten of geanonimiseerd.
Slump Fotografie kan AI ondersteunde functies gebruiken binnen professionele software, zoals Adobe Photoshop of Lightroom, bijvoorbeeld voor ruisreductie, retouche, achtergrondcorrectie, verwijderen van kleine storende elementen of andere ondersteunende bewerkingen.
Bij ingrijpende AI bewerkingen of bewerkingen die de werkelijkheid wezenlijk anders kunnen weergeven, informeert Slump Fotografie de klant of vraagt zij toestemming wanneer dit redelijkerwijs nodig is.
Met wie deelt Slump Fotografie persoonsgegevens?
Slump Fotografie verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.
Slump Fotografie deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, de bedrijfsvoering, wettelijke verplichtingen of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Gegevens kunnen worden gedeeld met of verwerkt via:
Studio Management voor klantportaal, formulieren, galerijen, facturen en bestellingen
Microsoft/Outlook voor e mail en communicatie
MailBlue/ActiveCampaign voor nieuwsbrief en e mailmarketing
Mollie voor online betalingen
WordPress/WP One Starter voor de website
Notion voor CRM, planning en interne organisatie
Canva voor content, opmaak en communicatie
NPhoto en eventuele andere professionele print of productleveranciers
boekhouder of administratief dienstverlener
Belastingdienst of andere overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is
social media platforms wanneer foto’s of content met toestemming worden gepubliceerd
IT, hosting of beveiligingspartijen voor ondersteuning van systemen
Wanneer een partij persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Slump Fotografie, maakt Slump Fotografie waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige softwareleveranciers of online platforms kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.
Slump Fotografie probeert waar mogelijk te werken met partijen die passende waarborgen bieden, zoals standaardcontractbepalingen, aanvullende beveiligingsmaatregelen of andere wettelijke mechanismen voor internationale doorgifte.
Hoe lang bewaart Slump Fotografie persoonsgegevens?
Slump Fotografie bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.
Slump Fotografie hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
contactaanvragen die niet leiden tot een boeking: maximaal 12 maanden
klantgegevens en communicatie rondom een fotoshoot: zolang nodig voor uitvoering, nazorg en administratie
online galerij: in beginsel 2 weken beschikbaar, tenzij verlengd op aanvraag
definitieve bewerkte bestanden: Slump Fotografie streeft ernaar deze maximaal 24 maanden te bewaren, zonder garantie op blijvende beschikbaarheid
niet gekozen beelden, RAW bestanden, testbeelden en tussenbestanden: worden niet standaard bewaard
facturen, betaalgegevens en administratie: 7 jaar vanwege fiscale bewaarplicht
nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft of verwijdering vraagt
toestemmingsformulieren voor beeldgebruik: zolang het beeldmateriaal wordt gebruikt en daarna zolang nodig als bewijs van toestemming
gegevens in verband met klachten of geschillen: zolang nodig voor afhandeling en bewijspositie
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een geldige reden is om ze langer te bewaren.
Beveiliging
Slump Fotografie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Voorbeelden van maatregelen zijn:
gebruik van beveiligde systemen
wachtwoorden en toegangsbeperking
beveiligde klantportalen en galerijen waar mogelijk
zorgvuldige omgang met downloads en links
beperkte toegang tot klantgegevens
regelmatige controle van gebruikte systemen
geen onnodige verspreiding van herkenbare klantfoto’s of persoonsgegevens
Als je denkt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via mail@slumpfotografie.nl.
Jouw privacyrechten
Je hebt onder de AVG verschillende rechten. Je kunt Slump Fotografie vragen om:
inzage in je persoonsgegevens
correctie van onjuiste gegevens
verwijdering van gegevens
beperking van de verwerking
overdracht van gegevens
intrekking van eerder gegeven toestemming
bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Een verzoek kun je sturen naar mail@slumpfotografie.nl.
Slump Fotografie reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand. In bijzondere gevallen kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Dan laat Slump Fotografie dit tijdig weten.
Om zeker te weten dat het verzoek van jou afkomstig is, kan Slump Fotografie vragen om aanvullende informatie of identificatie. Wanneer een kopie van een identiteitsbewijs nodig is, vraagt Slump Fotografie je om pasfoto, MRZ, documentnummer en BSN onleesbaar te maken.
Intrekken van toestemming voor beeldgebruik
Wanneer Slump Fotografie foto’s gebruikt op basis van toestemming, kun je die toestemming voor toekomstig gebruik intrekken.
Intrekking werkt niet automatisch met terugwerkende kracht. Materiaal dat al gedrukt, gepubliceerd, verspreid of redelijkerwijs niet meer terug te halen is, hoeft niet altijd te worden aangepast of verwijderd.
Bij winacties, portfolio shoots of shoots waarbij beeldgebruik onderdeel was van de afspraak of tegenprestatie, kan intrekking beperkter zijn. Slump Fotografie beoordeelt zo’n verzoek zorgvuldig en kijkt naar de gemaakte afspraak, jouw belang en het belang van Slump Fotografie.
Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Als je vindt dat Slump Fotografie niet goed met jouw persoonsgegevens omgaat, kun je contact opnemen via mail@slumpfotografie.nl. Slump Fotografie probeert dit graag eerst samen op te lossen.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Slump Fotografie mag deze privacyverklaring wijzigen wanneer de werkwijze, systemen, diensten of wetgeving veranderen.
De meest actuele versie staat op de website van Slump Fotografie of wordt op verzoek toegestuurd.